全板国保／個人情報保護／個人情報の取扱いについて

　個人情報ってなに？

　国保組合が保有する個人情報の例

　個人情報の取扱いについて

　個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）

◆個人情報の利用目的

１適用関係の各種届出などは、以下のように組合業務で利用します。

組合加入時の「新規加入申込書」、「異動届」の記載事項（被保険者の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所等）を中心に入力処理することによって、被保険者台帳など「マスターデータベース（以下「マスター」という）」を作成し、組合の業務処理コンピューターにデータを収納、国民健康保険業務全般に利用します。
「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更（訂正）届出により、データの変更等を行います。
「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や被保険者への連絡等にも利用します。
「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
医療機関や他の保険者（区市町村を含む。）から資格の有無など保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の被保険者の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の被保険者の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などから、他の保険者等に照会し確認します。
「マスター」作成及び入力処理の一部、資格確認書又は資格情報のお知らせの発行、保険料納入告知書等の作成を国民健康保険業務システム業者に委託しています。

２現金給付等の給付関係申請書類は、以下のように組合業務に利用します。

業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容を審査し、適正な給付決定処理を行います。
給付記録をデータ入力保存し、以降の申請審査に用います。
出産育児一時金の請求者について、「マスター」の被保険者の記号番号、氏名、住所データを用いて、育児書等を送付します。
出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付を調整するため、他の保険者に対して「マスター」の氏名、生年月日などから給付情報を照会し、給付決定します。
他の保険者から出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先を確認した上で、申請または給付の有無について回答します。
傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。

３レセプトは、東京都国民健康保険団体連合会と接続されている国保総合システムで取り扱うことを基本に、一部のレセプト情報は当組合の業務処理コンピューターに収納し、国民健康保険業務に利用します。

レセプトデータを審査し、請求内容に疑義があるものについて、東京都国民健康保険団体連合会に対し、再審査を依頼します。
再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、被保険者の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、被保険者の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
レセプトデータを医療費分析に用い、組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診査後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている被保険者を抽出し、指導を行います。
レセプトデータを基に、高額療養費の支給決定を行います。
レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費の支給決定を行います。
レセプトデータを参考にし、葬祭費の支給決定を行います。
開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続に則り、認められた方のみに開示します。
レセプトデータを基に、国民健康保険業務システム業者に委託し、医療費通知を被保険者に通知します。
レセプトデータの中から、長期入院者を抽出し、保健師による相談事業を実施します。
交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、東京都国民健康保険団体連合会に求償事務を委託することがあります。また、損害保険会社に当該被害者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
全国国民健康保険組合協会が実施する高額医療費共同事業に申請するため、レセプトの診療区分、費用額等を記載した申請書を全国国民健康保険組合協会に送付し、交付金を受けます。
複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。

４健康診査は、健診受託業者に業務委託して実施します。

結果数値は、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診査後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。

５役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
事業所担当者名簿は、事業所担当者説明会やその他個別の業務連絡などに用います。

６特定個人情報について
特定個人情報とは、個人番号（通称マイナンバー）（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む）をその内容に含む個人情報を指します。
特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する（例：国民健康保険組合の限度額適用認定等に際し、市町村から課税・非課税情報の提供を受ける）等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
なお、上記１及び２における届出・申請については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、１及び２で定める利用目的や利用方法で使用する場合以外は、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。
また、組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。
（１）各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報は、入力処理が終わった際、組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要があるとき以外は保管場所から持ち出さないこととします。
また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
（２）規定の保存年数を経過した個人情報や処理が終わり不要となった個人情報は、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人情報の廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。
また、パソコンや磁気媒体等の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄又はリース返却します。
なお、当組合が保有する個人情報は、当組合が実施する国民健康保険事業以外には用いません。

令和7年9月18日

◆適正な方法で取得し、正確性を確保します

●	個人情報は、偽りその他不正な手段を用いず、必要な範囲内で取得いたします。また、個人情報は正確かつ最新の内容に保つように努めます。

◆安全性を確保します

●	取得した個人情報を適切に取扱い、情報の漏えいや紛失、き損を防ぎ、外部からの不正なアクセスを防止することに努めます。

◆業務委託についても配慮します

●	業務を外部に委託する場合は、委託先の適格性を十分に審査します。
●	契約内容も個人情報保護に配慮したものに見直し、改善を図ります。

◆職員に教育をし、適切に管理します

●	当国保組合の業務に従事する職員が、個人情報保護の重要性を理解し、適正な取扱い方法を実施するよう教育します。

◆個人データの第三者提供は適正に行います

当国保組合は、原則としてあらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供することはありません。ただし、下記のような場合は第三者に該当しません。

１．	【法令に基づく場合】医療機関の請求書（レセプト）を審査機関に送付する場合など
２．	【生命、財産保護にかかわる場合】救急、災害時など
３．	【公衆衛生、児童の健全育成にかかわる場合】医学研究や調査に必要であるときなど

【高額療養費、現金給付、医療費通知について】

１．	高額療養費支給申請書は世帯まとめて作成します
２．	現金給付支給決定通知書は世帯まとめて作成します
３．	医療費通知は世帯まとめて行います

個人情報の第三者提供に該当しますが、被保険者の利益や当組合の負担の大きさなどを勘案して、あらかじめ本人の同意が得られていると考えることができるとされています。当国保組合においても、今後も現行通りに処理をする方針です。
なお、同意しない旨の連絡がない場合は、同意のご確認と判断します。
また、この同意しない旨の連絡は、今後いつでもすることができます。

◆個人情報について開示・訂正・利用停止を求めることができます

●	原則として被保険者等本人から当国保組合が保有している個人データの公表、開示を求められた場合は、書面の交付等によって合理的かつ速やかな方法で公表、開示します。

ただし、以下については、公表、開示、訂正、利用停止を行わない場合があります。


１.	訂正等の求めがあった場合でも、
	利用目的から見て訂正等が必要でない場合誤りである指摘が正しくない場合訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
２.	利用停止等、第三者への提供の停止の求めがあった場合でも、手続違反等の指摘が正しくない場合

これらの措置を行ったとき、又は行わない旨を決定したときは、被保険者本人に対し遅滞なく、その旨を通知します。

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